Qui est responsable de vos données ?
Pour les données de maintenance saisies dans l'application (sites, équipements, interventions, relevés, photos, notes, documents), l'organisation qui a souscrit le service est responsable du traitement ; G-hyksos Group agit comme sous-traitant, selon ses instructions et le contrat qui la lie à elle.
Pour les données nécessaires à la gestion du compte et de l'abonnement (identifiants, facturation, sécurité), G-hyksos Group est responsable du traitement.
Quelles données sont traitées ?
Nom, adresse e-mail, rôle, sites auxquels vous avez accès, préférences, et secret de double authentification si vous l'activez.
Ce que vous et votre équipe saisissez : interventions, relevés de compteurs, photos, notes, commentaires, documents, signalements de sécurité.
Qui a fait quoi et quand dans l'application, pour la traçabilité et la sécurité (connexions, créations, modifications, validations).
Adresse IP, navigateur et horodatage des connexions, mesures envoyées par les capteurs raccordés au service.
Pourquoi ces données sont-elles traitées ?
- Fournir le service : saisie, suivi des interventions, rapports mensuels, alertes, notifications.
- Sécuriser les comptes et tracer les actions (détection d'accès anormaux, preuve des validations).
- Gérer l'abonnement et la facturation de l'organisation.
- Vous assister lorsque vous contactez le support.
Ces traitements reposent sur l'exécution du contrat conclu avec votre organisation et sur l'intérêt légitime à sécuriser le service ; la facturation répond aussi à des obligations légales.
Maintelio AI et vos données
Les fonctions Maintelio AI (analyse de photos, Copilot, diagnostics, synthèses) envoient au fournisseur d'intelligence artificielle configuré les seules informations nécessaires à la demande. Les réponses sont des propositions : aucune décision n'est prise automatiquement, une personne valide toujours.
Fournisseurs d'IA pouvant être utilisés : OpenAI, Anthropic, DeepSeek.
Les photos envoyées pour analyse sont conservées 90 jours, puis supprimées automatiquement.
Avec qui sont-elles partagées ?
Les données ne sont accessibles qu'aux utilisateurs autorisés de votre organisation, selon leur rôle et leurs sites, et aux clients de votre organisation pour les seuls éléments qui leur sont partagés (notes « Client », rapports, portail). Pour faire fonctionner le service, G-hyksos Group fait appel à des prestataires techniques :
- hébergement de l'application ;
- stockage des fichiers (photos, documents, rapports) ;
- envoi des e-mails ;
- paiement en ligne (Stripe) pour les abonnements ;
- fournisseurs d'intelligence artificielle pour les fonctions Maintelio AI.
Certains de ces prestataires peuvent traiter des données hors de l'Union européenne. La liste à jour des sous-traitants et les garanties encadrant ces transferts sont communiquées sur simple demande.
Combien de temps sont-elles conservées ?
Les données de maintenance sont conservées pendant la durée de l'abonnement de votre organisation, puis supprimées ou restituées à la fin du contrat. Les durées de conservation des journaux et des données techniques sont fixées par l'administrateur et appliquées par une purge automatique. Les pièces comptables sont conservées pendant la durée légale.
Comment sont-elles protégées ?
- Connexion chiffrée (HTTPS) et mots de passe stockés sous forme chiffrée irréversible.
- Double authentification disponible pour chaque compte.
- Accès limité par rôle et par site ; chaque organisation ne voit que ses propres données.
- Journal d'activité non modifiable et sauvegardes régulières.
Cookies
L'application n'utilise que des cookies indispensables à son fonctionnement : maintien de votre session de connexion, protection des formulaires contre les requêtes frauduleuses et, si vous cochez « Se souvenir de moi », mémorisation de la connexion. Aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience n'est déposé ; aucun consentement n'est donc demandé.
Vos droits
Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, leur portabilité ou vous opposer à un traitement. Pour les données de maintenance, adressez-vous d'abord à l'administrateur de votre organisation ; vous pouvez aussi écrire à l'éditeur du service. Nous répondons dans un délai d'un mois.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).